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SharePoint Site Governance: Struttura e Regole 2025

Introduzione: Governance = Ordine nel Caos di SharePoint  

Nel 2025, il 70% dei problemi SharePoint aziendali sono causati da mancanza di governance. "Chi crea site?" "Quale naming convention?" "Come gestire permessi?" "Quanto tempo conservare documenti?" Senza regole, SharePoint diventa caos—site duplicati, permessi smarriti, compliance violations. Scopri come implementare governance che funziona.

💡 Dato critico: Aziende con governance SharePoint gestiscono 3x più contenuti con 50% meno errori. ROI governance è altissimo.

Cosa è SharePoint Governance?

Governance è l'insieme di regole, policy, e processi che definiscono come usare SharePoint. Non è tecnico—è organizzativo. Risponde a domande: "Chi ha accesso?", "Come nominiamo folder?", "Per quanto tempo conserviamo?", "Come archiviar project concluso?"

I 5 Pilastri di Governance SharePoint

1️⃣ Site Structure (Architettura)

Domanda: Come organizziamo i site?

Risposta:

  • Hub Site: Sito centrale azienda (Finance, HR, Marketing)
  • Team Site: Per ogni team (Finance Team, Marketing Team)
  • Project Site: Per progetto temporaneo (Project X 2025)
  • Client Site: Per cliente importante (Client ABC Folder)

Esempio PMI: Finance Hub → Finance Team Site → Project Budgeting 2026 Site

2️⃣ Naming Convention (Come Nominare)

Problema: Site col nome "New Folder", "Documentation", "Stuff" sono inutili.

Soluzione: Regola naming standardizzata:

Formula: [YYYYMM]-[Department]-[ProjectName]-[Version]

Esempi:

  • 202511-Finance-Budget2026-v1
  • 202510-Marketing-Campaign-Autumn-v2
  • 202509-HR-Recruitment-Tech-v1

Vantaggio: Ricerca facile, versioning chiaro, ordine automatico per data

3️⃣ Permissions (Chi Accede)

Ruoli Standard:

  • Owners: Amministratori site. Creano folder, modificano permessi. Max 3 owner per site.
  • Members: Utenti che modificano documenti. Accesso lettura/scrittura.
  • Visitors: Sola lettura. Vedono documenti ma non modificano.

Best Practice: Sempre 2+ owner (backup se uno assente). Minimizza Visitors (leggi-solo). La maggior parte Users = Members.

4️⃣ Retention Policy (Conservazione)

Regola: Non conservare documenti vecchi forever.

Timeline Standard:

  • Active Project: Conserva finché progetto active (1-3 anni)
  • Archived Project: Archivio ReadOnly 3 anni dopo conclusione
  • Elimina: Dopo 7 anni (compliance storica GDPR)

Vantaggio: Storage ridotto, ricerca veloce, compliance automatica

5️⃣ Metadata (Etichettatura)

Cosa: Etichetta ogni documento con info:

  • Document Type: Contract, Invoice, Proposal, etc.
  • Department: Finance, HR, Marketing
  • Owner: Chi è responsabile
  • Status: Draft, Active, Archived, Obsolete
  • Deadline: Quando dov'è eliminato/archivio

Vantaggio: Ricerca avanzata, compliance tracking, automazioni

Come Implementare Governance: 6 Step

Step Azione Timeline
1. Assessment Audit: quanti site? Quali permessi? Documenti obsoleti? 1 settimana
2. Policy Design Crea documento policy: naming, permessi, retention 2 settimane
3. Cleanup Elimina site/folder obsoleti, reorganizza esistenti 2-4 settimane
4. Setup Governance Configura content types, metadata, retention rules in SharePoint 2 settimane
5. Training Workshop staff: nuova governance, come usare 3-5 giorni
6. Monitor & Audit Mensile: verificare compliance policy, ajustamenti Ricorrente

Caso Pratico: PMI Finance 50 Dipendenti

Situazione Prima di Governance

  • 20 site SharePoint caotico
  • Nomi site incomprensibili ("Finance", "Documents", "Stuff")
  • Permessi random: alcuni site visibili tutti, altri bloccati
  • Documenti vecchi di 5 anni still in active folder
  • Nessuno sa "Chi è owner di quale site?"

Dopo Governance Implementation (2 mesi)

  • 8 site reorganizzati con naming chiaro
  • Permessi consistenti: Owners/Members/Visitors ruoli definiti
  • Documenti vecchi archiviati in Archived folder readonly
  • Metadata labels su tutti doc: Type, Department, Status, Deadline
  • Retention policy automatica: eliminate vecchie dopo 7 anni
  • Risultato: Ricerca 5x veloce, 30% storage risparmio, compliance OK

Best Practices SharePoint Governance

  • ✓ Crea policy PRIMA di rollout: Scritto documento governance approvato da leadership
  • ✓ Nomina SharePoint Governance Owner: Una persona (IT manager) responsabile enforcement
  • ✓ Audita mensile: Controlla se policy è seguita. Ajusta se necessario.
  • ✓ Training continuo: Nuovi utenti training su governance
  • ✓ Comunica policy: Email, wiki, training video—non surprise rules
  • ✓ Automate dove possibile: Retention rules, metadata default values, site creation templates

Domande Frequenti (FAQ)

D: Se violo policy governance, cosa succede?

Dipende severità. Minore (naming sbagliato): IT admin rinomina. Maggiore (permessi non autorizzati): Access revocato.

D: Posso creare site SharePoint senza approvazione?

Dipende policy. Best practice: approvazione richiesta (evita proliferazione chaotic site). Policy può permettere self-service con template pre-approvato.

D: Se progetto termina, cosa faccio con site?

Secondo governance: 1. Change status "Archived" 2. Move a cartella Archived 3. Permissions = ReadOnly 4. Mantenere 3 anni 5. Elimina

D: Metadata è complicato da configurare?

Inizialmente sì (1-2 settimane setup). Ma dopo? Zero sforzo—automatico, e ricerca diventa super facile.

D: Su mslicenze.it potete implementare governance?

Sì! Offriamo assessment, policy design, training, e 6 mesi monitoring. Contattaci.

Conclusione: Governance è Investimento che Paga

Nel 2025, governance SharePoint è necessaria. Costo: €3.000-5.000 implementation + 2 ore/mese maintenance. Beneficio: 5x ricerca veloce, storage ridotto, compliance OK, team organized. Non è "nice-to-have"—è prerequisito per SharePoint aziendale serio. Contatta mslicenze.it per assessment governance gratuito.

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